Registros de estudiantes y la Ley de Derechos Educativos y Privacidad Familiar (FERPA)

1. Antecedentes Generales

   1. La Ley de Derechos Educativos y Privacidad Familiar ("FERPA") otorga a los "estudiantes" el derecho de acceso a sus "registros educativos". También limita la divulgación de los registros educativos de un estudiante por parte de la Universidad sin el permiso por escrito del estudiante.

   2. Según esta política, los "estudiantes" son individuos que son o fueron estudiantes registrados que asistieron a la José María Vargas University. Las personas que solicitaron la admisión sin éxito o que fueron aceptadas pero nunca asistieron a la Universidad no son "estudiantes". Un solicitante de admisión que no fue aceptado en la Universidad no es un "estudiante" de la Universidad.

   3. Registros Cubiertos:

      1. Los "registros educativos" de un estudiante incluyen registros, archivos, documentos y otros materiales mantenidos regularmente por la Universidad que contienen información directamente relacionada con el estudiante.

      2. Ciertos tipos de registro están excluídos del alcance de FERPA. Por ejemplo, un estudiante no tiene derecho a examinar:

         1. Registros mantenidos personalmente por un miembro del personal docente que no se han compartido y no son accesibles por otros.

         2. Registros creados o mantenidos por un medico, psicólogo u otro proveedor de atención médica reconocido, que se crean, mantienen o utilizan solo en conexión con la prestación de tratamiento al estudiante y no están disponibles para nadie que no sean las personas que proporcionan dicho tratamiento.

         3. Registros que son confidenciales como una cuestión de ley, como aquellos que podrían ser mantenidos por los abogados de la Universidad.

         4. Registros que contienen información financiera sobre los padres de un estudiante, como información presentada con una solicitud de ayuda financiera.

B.Mantenimiento de Registros Educativos

 

El expediente académico oficial de un estudiante es mantenido por el Registro y su uso está cuidadosamente controlado. Los registros oficiales incluyen el expediente académico, ciertos documentos presentados en apoyo de la admisión a la Universidad y los programas de grado. Los documentos pueden mantenerse en forma digital. De acuerdo con los procedimientos establecidos de gestión de registros, algunos registros son eliminados periódicamente.

Los estudiantes, exalumnos y antiguos estudiantes de la José María Vargas University pueden inspeccionar sus registros estudiantiles de acuerdo con FERPA. Con las excepciones establecidas a continuación, dichos registros generalmente no están disponibles para nadie que no sean los representantes de la Universidad con una razón institucional para revisarlos. Las transcripciones y otros registros estudiantiles solo se divulgan de acuerdo con la declaración FERPA de la Universidad.

1. Declaración de la Ley de Derechos y Privacidad Educativa de la Familia (FERPA)

 

FERPA otorga a los estudiantes ciertos derechos con respecto a sus registros educativos. Estos derechos incluyen:

 

 

1. El derecho a inspeccionar y revisar los registros educativos del estudiante dentro de los 45 días siguientes al día en que la Universidad recibe una solicitud de acceso. Los estudiantes deben presentar al Registro una solicitud por escrito que identifique los registros que desean inspeccionar. El Registro hará los arreglos necesarios para el acceso y notificará al estudiante la hora y el lugar donde se pueden inspeccionar los registros. El estudiante debe llevar una identificación válida con foto a la cita. A los estudiantes no se les proporcionará copias de ninguna parte de sus registros que no sea la transcripción de la Universidad, a menos que la incapacidad de obtener copias de cualquier parte de su expediente que no sea la transcripción les impida efectivamente ejercer su derecho a inspeccionar y revisar sus registros educativos.

 

1. El derecho a solicitar la corrección de cualquier parte de los registros educativos del estudiante que el estudiante considere inexacta o de otra manera violatoria de los derechos de privacidad del estudiante según FERPA. Los estudiantes que soliciten la corrección de un registro que crean que es inexacto deben presentar una solicitud por escrito al Registro en la que identifiquen claramente la parte del registro que desean cambiar y por qué es inexacta. Si la Universidad decide no enmendar el registro según lo solicitado por el estudiante, la Universidad notificará al estudiante de la decisión y le informará al estudiante el derecho a una audiencia con respecto a la solicitud de enmienda. Se proporcionará información adicional sobre los procedimientos de la audiencia al estudiante cuando se le notifique el derecho a una audiencia. Si, después de una audiencia, la Universidad decide que los registros no son inexactos, engañosos o de otra manera violatorios de los derechos del estudiante, el estudiante puede colocar en los registros una declaración que comente sobre la información y exponga las razones por las que no está de acuerdo con la decisión.

 

1. El derecho a retener el consentimiento para la divulgación de información de identificación personal ("PII") contenida en los registros educativos del estudiante, excepto en la medida en que FERPA autorice la divulgación sin consentimiento. Será una condición de la divulgación de PII de la Universidad a un tercero (1) que la parte a la que se libera la información no permitirá que ninguna otra parte tenga acceso a dicha información sin el consentimiento por escrito del estudiante y (2) que la información liberada se puede utilizar solo para los fines para los que se realizó la divulgación. Estas condiciones no se aplican a ciertas citaciones y órdenes judiciales.

Bajo FERPA, los registros que contienen información de identificación personal (PII) pueden divulgarse sin consentimiento de la siguiente manera:

1. A "Funcionarios Escolares" con intereses educativos legítimos. Un "Funcionario Escolar" incluye a una persona empleada por la Universidad en una posición de personal administrativo, de supervisión, académico, de investigación o de apoyo; funcionarios de seguridad pública, miembros de la Junta Directiva; o un estudiante que sirve en un comité oficial, como un comité disciplinario o de quejas o un comité de admisiones, o que ayuda a otro Funcionario Escolar en el desempeño de sus tareas para la Universidad. Además, un Funcionario Escolar puede ser un contratista que realiza un servicio o función institucional para el cual la escuela de otra manera usaría a sus propios empleados y que está bajo el control directo de la escuela con respecto al uso y mantenimiento de la información de identificación personal de los registros educativos, como un abogado, auditor o agente de cobranza. Un Funcionario Escolar tiene un interés educativo legítimo si el funcionario necesita revisar un registro educativo para cumplir con sus responsabilidades profesionales para la Universidad.

2. A solicitud y a discreción del Registro, a funcionarios de otra escuela en la que el estudiante busca o tiene la intención de inscribirse.

3. A representantes autorizados del Contralor General de EE. UU., el Fiscal General o el Secretario de Educación, o a autoridades educativas estatales y locales. Las divulgaciones bajo esta disposición pueden hacerse, sujetas a los requisitos de FERPA, en relación con una auditoría o evaluación de programas educativos respaldados por el gobierno federal o estatal, o para hacer cumplir o cumplir con los requisitos legales federales que se relacionan con esos programas. Estas entidades pueden hacer más divulgaciones de PII a entidades externas que ellas designen como sus representantes autorizados para realizar cualquier actividad de auditoría, evaluación, cumplimiento o cumplimiento en su nombre.In connection with financial aid for which the student has applied or received, if the information is necessary to determine eligibility for the aid, the amount of the aid, or the conditions of the aid; or enforce the terms and conditions of the aid.

4. A organizaciones que realizan estudios para o en nombre de la Universidad, para: (a) desarrollar, validar o administrar pruebas predictivas; (b) administrar programas de ayuda estudiantil; o (c) mejorar la instrucción.

5. A organizaciones de acreditación para llevar a cabo sus funciones de acreditación.

6. Para cumplir con una orden judicial o una citación legalmente emitida.

7. Si se designa como "información del directorio". La Universidad ha designado las siguientes categorías de información como información del directorio en lo que respecta a cada estudiante: nombre, direcciones de correo, campus y permanente, foto, dirección de correo electrónico, programa de grado y campo principal de estudio, fechas de asistencia a la Universidad, tiempo completo, medio tiempo o tiempo parcial, títulos otorgados y sus fechas, título de la tesis de maestría y miembros del comité de tesis. Un estudiante que no desee que se divulgue "información del directorio" a terceros debe notificar a la Oficina del Registrador por escrito de su deseo de retener dicha información en el futuro.

8. En circunstancias limitadas, a una víctima de un presunto perpetrador de un delito de violencia u ofensa sexual. La divulgación solo puede incluir los resultados finales del procedimiento disciplinario con respecto a ese presunto delito u ofensa, independientemente del hallazgo.

9. En circunstancias limitadas, al público en general, los resultados finales de un procedimiento disciplinario, si la Universidad determina que el estudiante ha cometido una violación de las reglas o políticas de la Universidad con respecto a la acusación contra el estudiante.

10. A funcionarios apropiados en relación con una emergencia de salud o seguridad, sujeto a las disposiciones de las regulaciones.

11. A los padres de un estudiante menor de 21 años con respecto a la violación del estudiante de cualquier ley federal, estatal o local, o de cualquier regla o política de la Universidad, que rige el uso o posesión de alcohol o una sustancia controlada si la Universidad determina que el estudiante cometió una violación disciplinaria.

El derecho a presentar una queja ante el Departamento de Educación de EE. UU. sobre presuntas fallas de la Universidad en cumplir con FERPA. Se encuentra disponible más información sobre FERPA en www.ed.gov/policy/gen/guid/fpco/ferpa. FERPA es administrado por:

Family Policy Compliance Office
U.S. Department of Education
400 Maryland Avenue, SW
Washington, DC 20202-8520

1. Solicitudes de los estudiantes para la divulgación de registros.

A petición por escrito de un estudiante, la Universidad puede divulgar información contenida en los registros educativos de ese estudiante en la José María Vargas University a terceros. El estudiante debe hacer una solicitud para dicha divulgación por escrito con la firma del estudiante al Registrador. El tercero designado por el estudiante generalmente no recibirá copias de ninguna parte del registro del estudiante que no sea la transcripción de la Universidad. La Universidad puede imponer un cargo por copiar los registros de un estudiante en relación con dicha divulgación, generalmente 20 centavos por página.

 

Cualquier pregunta sobre la interpretación de las pautas debe ser referida al Registrador de la Universidad a través de info@jmvu.edu.

 

Departamento Responsable: Departamento de Registro