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Políticas de confidencialidad y privacidad
Acta de Registros Estudiantiles y Derechos Educativos Familiares y Privacidad (FERPA)


Antecedentes generales

La Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia ("FERPA") otorga a los "estudiantes" el derecho de acceso a sus "registros educativos". También limita la divulgación de los registros educativos de un estudiante por parte de la Universidad sin el permiso por escrito del estudiante.

Bajo esta política, los "estudiantes" son personas que son o fueron estudiantes registrados que asisten a la José María Vargas University. Las personas que solicitaron admisión sin éxito o que fueron aceptados pero nunca asistieron a la Universidad no son "estudiantes". Un solicitante de admisión a la Universidad que no tiene éxito no es un "estudiante" de la Universidad.

Registros cubiertos:

Los "registros educativos" de un estudiante incluyen registros, archivos, documentos y otros materiales mantenidos regularmente por la Universidad que contienen información directamente relacionada con el estudiante.
Ciertos tipos de registros están excluidos del alcance de FERPA. Por ejemplo, un estudiante no tiene derecho a examinar:

 

  • Registros mantenidos personalmente por un miembro de la facultad individual que no han sido compartidos y no son accesibles para otros.

  • Registros creados o mantenidos por un médico, psicólogo u otro proveedor de atención médica reconocido que se crean, mantienen o utilizan solo en relación con la provisión de tratamiento al estudiante y no están disponibles para nadie más que las personas que brindan dicho tratamiento.

  • Registros que son confidenciales según la ley, como los que pueden mantener los abogados de la Universidad.

Registros que contienen información financiera sobre los padres de un estudiante, como la información enviada con una solicitud de ayuda financiera

Mantenimiento de Registros Educativos

El registro académico oficial de un estudiante es mantenido por el Registrador y su uso es cuidadosamente controlado. Los registros oficiales incluyen la transcripción, ciertos documentos presentados para respaldar la admisión a la Universidad y los programas de grado. Los documentos pueden conservarse en forma digital. De acuerdo con los procedimientos de gestión de registros establecidos, algunos registros se depuran periódicamente.

Los estudiantes, ex alumnos y ex alumnos de José María Vargas Universidad pueden inspeccionar sus expedientes estudiantiles de acuerdo con FERPA. Con las excepciones que se detallan a continuación, tales registros generalmente no están disponibles para nadie más que para los representantes de la Universidad con una razón institucional para revisarlos. Las transcripciones y otros registros de los estudiantes se publican solo de acuerdo con la declaración FERPA de la Universidad.


FERPA otorga a los estudiantes ciertos derechos con respecto a sus registros educativos. Estos derechos incluyen:

  • El derecho a inspeccionar y revisar los registros educativos del estudiante dentro de los 45 días posteriores al día en que la Universidad recibe una solicitud de acceso. Los estudiantes deben enviar al Registrador una solicitud por escrito que identifique los registros que desean inspeccionar. El Registrador hará los arreglos para el acceso y notificará al estudiante la hora y el lugar donde se pueden inspeccionar los registros. El estudiante debe traer una identificación válida con foto a la cita. Los estudiantes no recibirán copias de ninguna parte de sus registros que no sea el expediente académico de la Universidad, a menos que la imposibilidad de obtener copias de cualquier parte de su expediente que no sea el expediente académico le impida ejercer su derecho a inspeccionar. y revisar sus expedientes educativos.

  • El derecho a solicitar la modificación de cualquier parte de los registros educativos del estudiante que el estudiante crea que son inexactas o que violan los derechos de privacidad del estudiante bajo FERPA. Los estudiantes que soliciten la modificación de un registro que creen que es inexacto deben presentar una solicitud por escrito al Registrador en la que identifiquen claramente la parte del registro que quieren cambiar y por qué es inexacto. Si la Universidad decide no enmendar el expediente según lo solicitado por el estudiante, la Universidad notificará al estudiante de la decisión y le informará sobre el derecho a una audiencia con respecto a la solicitud de enmienda. Se proporcionará información adicional sobre los procedimientos de audiencia al estudiante cuando se le notifique el derecho a una audiencia. Si, después de una audiencia, la Universidad decide que los registros no son inexactos, engañosos o que violan los derechos del estudiante, el estudiante puede colocar en los registros una declaración comentando la información y exponiendo las razones por las cuales no está de acuerdo con la decisión.

  • El derecho a negar el consentimiento para la divulgación de información de identificación personal ("PII") contenida en los registros educativos del estudiante, excepto en la medida en que FERPA autorice la divulgación sin consentimiento. Será una condición para la divulgación de PII por parte de la Universidad a un tercero (1) que la parte a la que se divulga la información no permita que ninguna otra parte tenga acceso a dicha información sin el consentimiento por escrito del estudiante y (2) que la información divulgada puede utilizarse únicamente para los fines para los que se realizó la divulgación. Estas condiciones no se aplican a ciertas citaciones y órdenes judiciales.

​Según FERPA, los registros que contienen PII pueden divulgarse sin consentimiento de la siguiente manera:

  • A “Funcionarios escolares” con intereses educativos legítimos. Un “funcionario escolar” incluye una persona empleada por la Universidad en un puesto administrativo, de supervisión, académico, de investigación o personal de apoyo; funcionarios de seguridad pública, miembros de la Junta Directiva; o un estudiante que forma parte de un comité oficial, como un comité disciplinario o de quejas o un comité de admisión, o que ayuda a otro funcionario escolar a realizar sus tareas para la Universidad. Además, un Funcionario escolar puede ser un contratista que realiza un servicio o función institucional para el cual la escuela usaría de otro modo a sus propios empleados y que está bajo el control directo de la escuela con respecto al uso y mantenimiento de PII de los registros educativos, tales como como abogado, auditor o agente de cobro. Un Funcionario Escolar tiene un interés educativo legítimo si el funcionario necesita revisar un registro educativo para cumplir con sus responsabilidades profesionales para la Universidad.

  • A solicitud ya discreción del Registrador, a funcionarios de otra escuela en la que el estudiante busque o pretenda matricularse.

  • A los representantes autorizados del Contralor General, el Fiscal General o el Secretario de Educación de los EE. UU., o a las autoridades educativas estatales y locales. Se pueden realizar divulgaciones en virtud de esta disposición, sujetas a los requisitos de FERPA, en relación con una auditoría o evaluación de programas educativos con apoyo federal o estatal, o para la aplicación o el cumplimiento de los requisitos legales federales que se relacionan con esos programas. Estas entidades pueden realizar divulgaciones adicionales de PII a entidades externas designadas por ellas como sus representantes autorizados para realizar cualquier actividad de auditoría, evaluación o aplicación o cumplimiento en su nombre.

  • En relación con la ayuda financiera que el estudiante haya solicitado o recibido, si la información es necesaria para determinar la elegibilidad para la ayuda, el monto de la ayuda o las condiciones de la ayuda; o hacer cumplir los términos y condiciones de la ayuda.

  • A organizaciones que realicen estudios para la Universidad o en su nombre, con el fin de: (a) desarrollar, validar o administrar pruebas predictivas; (b) administrar programas de ayuda estudiantil: o (c) mejorar la instrucción.

  • A las organizaciones acreditadoras para llevar a cabo sus funciones de acreditación.

  • Para cumplir con una orden judicial o citación legalmente emitida.

  • Si se designa como "información de directorio". La Universidad ha designado las siguientes categorías de información como información de directorio con respecto a cada estudiante: nombre, dirección postal, campus y direcciones permanentes, fotografía, dirección de correo electrónico, programa de grado y campo principal de estudio, fechas de asistencia a la Universidad, tiempo completo , condición de medio tiempo o tiempo parcial, grados otorgados y sus fechas, título de la tesis de maestría y miembros del comité de tesis. Un estudiante que no desee que se divulgue la “información del directorio” a terceros debe notificar a la Oficina de Registraduría por escrito de su deseo de retener dicha información en el futuro.

  • En circunstancias limitadas, a una víctima de un presunto autor de un delito de violencia o delito sexual. La divulgación solo puede incluir los resultados finales del procedimiento disciplinario con respecto a ese presunto delito o falta, independientemente del hallazgo.

  • En circunstancias limitadas, al público en general, los resultados finales de un procedimiento disciplinario, si la Universidad determina que el estudiante ha cometido una violación de las reglas o políticas de la Universidad con respecto a la acusación contra el estudiante.

  • A los funcionarios correspondientes en relación con una emergencia de salud o seguridad sujeta a las disposiciones del Reglamento.

  • A los padres de un estudiante menor de 21 años con respecto a la violación del estudiante de cualquier ley federal, estatal o local, o de cualquier regla o política de la Universidad, que rija el uso o posesión de alcohol o una sustancia controlada si la Universidad determina la estudiante cometió una infracción disciplinaria.

  • El derecho a presentar una queja ante el Departamento de Educación de los EE. UU. sobre supuestos incumplimientos por parte de la Universidad de cumplir con FERPA. Más información sobre FERPA está disponible en www.ed.gov/policy/gen/guid/fpco/ferpa. FERPA es administrado por:

Family Policy Compliance Office

U.S. Department of Education
400 Maryland Avenue, SW
Washington, DC 20202-8520

Solicitudes de los estudiantes para la divulgación de registros.

Previa solicitud por escrito de un estudiante, la Universidad puede divulgar información en los registros educativos de la Universidad José María Vargas de ese estudiante a terceros. El estudiante debe solicitar dicha autorización por escrito con la firma del estudiante al Registrador. El tercero designado por el estudiante normalmente no recibirá copias de ninguna parte del registro del estudiante que no sea el expediente académico de la Universidad. La Universidad puede imponer un cargo por copiar los registros de un estudiante en relación con dicha divulgación, generalmente 20 centavos por página.

Las preguntas sobre la interpretación de las pautas deben remitirse al Registrador de la Universidad en info@jmvu.edu.

Departamento Responsable: Departamento de Registro

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